Wiele osób myśli, że praca w kancelarii polega na spotykaniu się z klientami, chodzeniem do sądu i pisaniem pism procesowych. Oczywiście jest to esencja zawodu prawnika, jednak jest takie zagadnienie bez, którego kancelaria po prostu nie funkcjonuje niezależnie od ilości osób w niej pracujących. Jest to organizacja czasu pracy. Jest wiele systemów i sposobów funkcjonujących w kancelariach i wszystkie są w porządku jeśli się sprawdzają i nie ma wpadek. Osobiście uważam, że prawidłowe funkcjonowanie sekretariatu i planowanie i odpowiednie układanie pracy jest fundamentem zawodu prawnika i odpowiada za sukces lub jego brak. Nie sztuką jest pracować długo, sztuką jest pracować mądrze. Oczywiście gdy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą w jakiś sposób łatwiej nam wszystko spiąć. Gdy zaczynamy zatrudniać pracownika często pojawiają się problemy. Uważam, że wynika to przede wszystkim z braku systemu planowania gdy działaliśmy samodzielnie i braku porozumienia z pracownikami. Często są rzuceni w wir pracy, bez tłumaczenia i bez pokazania jak to wszystko funkcjonuje.

NARZĘDZIA DO PLANOWANIA

Może zacznę od narzędzi jakimi możemy posługiwać się podczas organizowania czasu pracy. Ja jestem dość staroświecka w tym temacie i korzystam z papierowego kalendarza oraz kalendarza Google w telefonie i na laptopie. Dzięki temu nie zawsze muszę mieć papierowy kalendarz przy sobie a jednocześnie zostaje zaspokojona moja osobista przyjemność planowania na papierze. Wiem, że są również systemy do prowadzenia kancelarii. Nigdy się z nimi nie spotkałam więc ciężko mi powiedzieć cokolwiek na ich temat a także o ich wadach i zaletach. Prowadzenie dwóch kalendarzy elektronicznego i papierowego w mojej ocenie jest dobrym pomysłem. Jedyny minus jaki widzę to ten, że trzeba na bieżąco kontrolować czy wszystkie terminy się zgadzają. Gdy w kancelarii pracuje więcej osób warto raz na jakiś czas robić zebrania aby rozplanować pracę i ustalić i uzupełnić wszystkie terminy plus podpiąć wszystkich pracowników do kalendarza Google. Uważam, że to genialny sposób  i jeśli tylko wszyscy regularnie go uzupełniają jest świetnym narzędziem ułatwiającym pracę.

TERMINY

Nie ukrywam, że w pracy prawnika najważniejsze są TERMINY. Terminy to jest świętość. Terminów się nie przekracza i terminy są najważniejsze. Zarówno terminy rozpraw jak i terminy na złożenie pisma. Najważniejszym celem jest nie uchybić żadnemu terminowi. Dlatego jeśli jesteście jeszcze na studiach pamiętajcie o terminach, terminy wkuwamy na pamięć i koniec. A jeśli nie wiemy to sprawdzamy od razu po dostaniu pisma i wkuwamy na pamięć. Jeśli uczycie się do egzaminu warto w ustawie, z której korzystacie na codzień je sobie podkreślić specjalnym kolorem tak aby w każdej chwili wrócić i sprawdzić gdy zajdzie taka potrzeba. Bardzo ważne jest zatem wpisywanie na bieżąco terminów rozpraw i terminów na złożenie odpowiednie pisma procesowe. Nie spóźniamy się na rozprawy i posiedzenia ani nie spóźniamy się z wnoszeniem pism.  Jeśli w sposób prawidłowy będziemy prowadzić kalendarz nie zdarzy się nam uchybić żadnemu terminowi zwłaszcza na wniesienie pisma.

CHECKLISTA I PRIORYTETY

Zawsze na końcu albo na początku tygodnia tworzę sobie checklistę. Zadania dzielę na poszczególne dni zaczynając od terminu a później ustalam priorytety reszty zadań. Specyfika pracy prawnika ma to do siebie, że często w ciągu tygodnia zdarzają się „wrzutki”, które trzeba zrobić albo natychmiast albo w ciągu najbliższych dni co może powodować dezorganizację całego planu. Tu sposób planowania zależy również od momentu życia, w którym jesteśmy. Ja – jeśli zgadzam się na stawkę za dane pismo, zastępstwo lub fotokopie po prostu w ten sposób mam nadgodziny jeśli nie uda mi się czegoś poprzekładać tak, żeby trzymać się ram czasowych pracy, które sobie wyznaczyłam. Wiem również, że będąc już na pewnym poziomie zawodowym niektórzy profesjonalni pełnomocnicy nie podejmują się napisania klientowi pisma czy pójścia na termin „na już”. Myślę, że każdy z nas chciałby już być na tym etapie ponieważ aby coś co wypuszczamy było wysokiej jakości temat trzeba przemyśleć dość dokładnie i pozwolić mu aby „dojrzał” w głowie. Oczywiście pomijając sprawy karne ponieważ one ze względu na swoją specyfikę na początku rządzą się zupełnie innymi prawami.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *